يختلف عدد خطوات المراحل المحاسبية حسب النظام المحاسبي وطبيعة عمل وتخصص المنشأة التجارية وحجمها، لكن كلها تتفق على دقة العملية الحسابية ومراقبتها.
وتتفق جميعها على ضرورة توفر المستندات والدفاتر والسجلات المحاسبية القانونية، الدقيقة والسريعة التي تزود إدارة المؤسسة بما تطلبه من بيانات مالية وتقارير لاتخاذ القرارات، ورسم السياسات والتخطيط بناء على معرفة الموارد وموجوداتها وأصولها بقيمتها الحقيقية وما عليها من التزامات للغير.
المرحلة الأولى: تحليل وتحديد وإثبات المعاملات المالية محل المحاسبة
تشمل الخطوة الأولى في المراحل المحاسبية جمع العمليات المالية من خلال حصر مستندات المعاملات التجارية، وتتمثل في جمع الفواتير الخاصة بالبيع والشراء، والإيصالات، والمصروفات، والإيرادات، والحسابات البنكية، و مدفوعات العملاء، و تحليلها وتصنيفها تحويلها إلى قيد يومية و تسجيل هذا القيد، ويتم إثبات هذه القيم من خلال المستندات، والتأكد من تماثل الأرصدة في كلاً من الطرفين المدين والدائن، والالتزام بطبيعة الحسابات المتوازنة التي تحدد طرفي القيد حتى يتم تسجيل القيد بالشكل الصحيح، ويمكن تحليل ذلك خلال برنامج محاسبة آلي يسجل تلك العمليات الحسابية، وهذا يعني باختصار تسجيل أي معاملة تحدث على حسابي المدين والدائن.
المرحلة الثانية: ترحيل القيود والمعاملات إلى دفتر الأستاذ
يتم ترحيل وتفريغ المعلومات المالية التي تم تسجيلها إلى دفتر الأستاذ العام، و هو قائمة إعداد مالية مرتبة ومنظمة بحيث تُظهر تأثير كل معاملة على حسابات الشركة، ويقيد فيه السجلات المالية للعمل، ويحتوي دفتر الأستاذ أيضا على إدخالات دفتر اليومية الذي تنقل اليه معاملات الدائن والمدين بشكل مستمر، وإليه يتم تحويل القيم في كل طرف إلى الحساب الخاص به، وترصد به كل الحسابات بحسب ورودها لدفتر قيد اليومية، ويتم رصدها لمقابلة القيم المدينة والدائنة.
المرحلة الثالثة: إعداد ميزان المراجعة
تعتبر مرحلة إعداد ميزان المراجعة مهمة لعرض حركات وارصدة الحسابات المالية لحسابات الشركة التي تم ترحيلها، ويوضح إجمالي الحركات لكل حساب، ويقسم إلى مدين ودائن وفقًا لقواعد المحاسبة ذات القيد المزدوج، بحيث تساوي حسابات المدين والدائن، وهو المرحلة الأخيرة لتأكيد صحة قيمة الأرصدة المالية، للتأكد من عدم وجود أخطاء في القيم المسجلة بالقيود وأطراف الحسابات، ويتم عمل حساب مراجعة مبدئية تمهيداً لخطوة ميزان المراجعة النهائي.
ويمكن الاستعانة ببرنامج محاسبي دقيق لاستخراج ميزان المراجعة عن أي فترة خلال السنة المالية.
المرحلة الرابعة: إعداد قيود التسويات وإثباتها
قيود التسويات أو (قيود التسويات الجردية) هى المعاملات التي تتم من خلالها معالجة الأرصدة والقيم المؤجلة والمستحقة والهالكة وتسويات الضريبة، وذلك لمقابلة الإيرادات بالمصروفات في فترة المحاسبة المعنية، والتأكد من ضبط الإدخالات وإجراء التسويات، ومعرفة الرصيد الصحيح للحسابات الرئيسية بالشركة، وتنقسم إلى إيرادات ومصروفات مستحقة، وإيرادات ومصروفات مقدمة، ومعاملات مالية غير نقدية، ويمكن اعداد التسويات المالية للحسابات من خلال برنامج محاسبة آلي.
المرحلة الخامسة: ميزان المراجعة بعد التسويات
بعد الانتهاء من مراجعة قيود التسويات الجردية وترحيلها، تأتي مرحلة إنشاء ميزان المراجعة النهائي، وفي هذه المرحلة تجمع الحسابات المدينة والدائنة للتأكد من ضبطها، وتماثل الرصيد المدين والدائن.
المرحلة السادسة: إعداد القوائم المالية والتدفقات النقدية
توضيح أرباح أو خسائر الشركة من خلال حساب الإيرادات والمصروفات، والذي سيرحل إلى قائمة الميزانية، التي تبين الأرصدة المالية للحسابات الرئيسية للشركة، وتوازن بين الأطراف المدينة والدائنة للشركة، ومن خلالها يمكن رسم خطط التشغيل الإدارية للمرحلة القادمةويتم تحديد:
- قائمة الدخل
- قائمة التغير في حقوق الملكية
- قائمة المركز المالي
- قائمة التدفقات النقدية
المرحلة السابعة: إغلاق الحسابات
بعد إعداد القوائم المالية تغلق الحسابات المؤقتة وهي حسابات الإيرادات والمصروفات ومسحوبات المساهمين أو المسحوبات الشخصية الشركاء والأرباح الموزعة في حساب ملخص الدخل وتعد قيود الإقفال بمثابة إغلاق السنة المالية للشركة وترحل حساباتها للسنة المالية الجديدة. بعد ان يكون قد تم حساب الأرباح والخسائر؛ وذلك لإقفال حسابات الإيرادات والمصروفات الخاصّة بقائمة الدخل، وأيضًا عمل حساب رأس المال لإقفال حساب المسحوبات الشخصية








